Hoe wordt deelname aan wetenschappelijke congressen belast?
Aan zorgverstrekkers worden soms gratis meerdaagse congressen, seminaries of studiedagen aangeboden door farmaceutische bedrijven. Wordt u daar als zorgverstrekker ook op belast?
Hélène Vrielynck (Corporate Tax Adviser), Vincent Vanheulenbrouck (Corporate Tax Adviser) & Eva Stroobant (Senior Manager), KPMG Tax, Legal & Accountancy.
Medische zorgverstrekkers kunnen soms op uitnodiging van een farmaceutisch bedrijf gratis deelnemen aan meerdaagse wetenschappelijke bijeenkomsten in het buitenland, zoals congressen, seminaries of studiedagen. Deze bijeenkomsten bieden hen de mogelijkheid om hun kennis te verrijken en op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen binnen hun vakgebied.
Er bestaan strikte wettelijke en deontologische regels voor de financiering van dergelijke bijeenkomsten door de industrie, om belangenvermenging te voorkomen. Daarnaast rijst de vraag hoe dit soort activiteiten fiscaal moeten worden behandeld.
Fiche 281.50
Het farmaceutisch bedrijf dat tussenkomt in de deelnamekosten van een meerdaagse wetenschappelijke bijeenkomst in het buitenland, is verplicht om een individuele fiche 281.50 op te maken op naam van de zelfstandige zorgverstrekker die het voordeel verkrijgt. Het toegekende visumnummer moet ook telkens worden vermeld.
De gedekte kosten door het farmaceutisch bedrijf worden aangemerkt als een “voordeel alle aard” voor de zorgverstrekker. Het begrip “voordeel alle aard” omvat alle niet in geld verkregen voordelen met een economische waarde die men ontvangt in het kader van de beroepswerkzaamheid.
Het bedrag van het verkregen voordeel zal bijgevolg bij het bruto-inkomen van de zorgverstrekker worden gevoegd. Een zorgverstrekker die volledig “gratis” deelneemt aan een congres in het buitenland, wordt daar in principe toch op belast.
Een zorgverstrekker die volledig “gratis” deelneemt aan een congres in het buitenland, wordt in principe toch belast op dat voordeel
Aftrekbare beroepskost?
Om dat fiscale onbillijke gevolg te verzachten, heeft de fiscale administratie in een circulaire van 29 mei 2008 in een administratieve versoepeling voorzien: de zelfstandige zorgverstrekker mag de waarde van het belastbaar voordeel alle aard onder bepaalde voorwaarden aftrekken als beroepskost (Circulaire Ci.RH.243/589.859).
Dit is toegestaan indien en voor zover dat het voordeel betrekking heeft op uitgaven die, als ze door de zorgverstrekker zelf waren gedaan, als beroepskosten zouden zijn aangemerkt. Als het verkregen voordeel dus geheel of gedeeltelijk een vermindering van de beroepskosten tot gevolg heeft, mag de zorgverstrekker deze besparing in mindering brengen als beroepskost.
Aftrekbeperkingen
In principe stemt die aftrekbare beroepskost overeen met het bedrag op fiche 281.50. Maar deze fictieve beroepskosten zijn onderworpen aan dezelfde aftrekbeperkingen als reële beroepskosten. Hierdoor ontstaat er een discrepantie tussen het bedrag in fiche 281.50 en wat u mag opnemen als beroepskost.
In de reiskosten zitten bijvoorbeeld waarschijnlijk restaurantkosten begrepen (ontbijt, lunch, avondmaal enz.). Maaltijdkosten zijn evenwel slechts voor 69% aftrekbaar als beroepskost. De circulaire voorziet daarom een vereenvoudiging. De aftrekbare restaurantkosten mogen forfaitair worden begroot op 8% van het voordeel alle aard.
Concreet: 92% van de fictieve beroepskosten zijn voor 100% aftrekbaar, 8% voor 69%. Anders gezegd: de aftrekbare beroepskosten voor de deelname bedragen in dit geval 97,52% van het op fiche 281.50 vermelde voordeel. Deze forfaitaire waardering is echter geen verplichting. U kan ook kiezen om de werkelijke restaurantkosten te bewijzen (met de beperking tot 69%).
Bijkomende kosten
Als het farmabedrijf alle kosten van deelname dekt, kan een zorgverstrekker in principe geen bijkomende beroepskosten meer inbrengen. Bijkomende kosten worden vermoed van persoonlijke aard te zijn en zijn bijgevolg niet aftrekbaar. Dit vermoeden kan worden weerlegd als u het beroepsmatig karakter van bijkomende kosten kan bewijzen.
Bepaalde kosten kunnen echter nooit als beroepsmatig worden aangemerkt, zoals reis- en verblijfkosten van familie of vrienden, en buitensporige reis- en verblijfkosten.
Managementvennootschap
Als een zorgverstrekker zijn activiteiten uitoefent via een managementvennootschap, worden de bovenstaande krijtlijnen doorgetrokken naar de vennootschap. Zo zal een fiche 281.50 moeten worden opgemaakt op naam van de vennootschap in plaats van de zorgverstrekker.
De managementvennootschap moet dan op haar beurt een fiche 281.20 opstellen op naam van de zorgverstrekker-bedrijfsleider. Dat moet echter niet als de zorgverstrekker in de hoedanigheid van bedrijfsleider en namens de vennootschap deelneemt aan de wetenschappelijke bijeenkomst. Een zorgverstrekker-bedrijfsleider wordt daardoor in de meeste gevallen niet persoonlijk belast op het verkregen voordeel.
Wat betreft de administratieve versoepeling omtrent de beroepskosten, is er een gelijkaardige regeling voor managementvennootschappen voorzien in een circulaire van 9 maart 2010 (Circulaire Ci.RH.241/597.925). Ook een managementvennootschap mag het belastbare “voordeel alle aard” compenseren met een corresponderende aftrekbare beroepskost. De beroepskost is onderworpen aan dezelfde aftrekbeperkingen.
De fiscale verwerking in de vennootschapsbelasting verschilt echter van deze in de personenbelasting. Bij een zorgverstrekker-zelfstandige worden beroepsinkomsten belast in de personenbelasting. In dat geval moet u het voordeel alle aard enerzijds en de aftrekbare beroepskosten anderzijds opnemen in de aangifte personenbelasting. U wordt uiteindelijk enkel belast op het niet-aftrekbare gedeelte van de beroepskosten.
Bij een managementvennootschap zijn inkomsten onderworpen aan de vennootschapsbelasting. Het niet-aftrekbare gedeelte van de beroepskosten moeten worden opgenomen in de verworpen uitgaven. Anders dan bij de personenbelasting, moet dus alleen het belastbare verschil worden opgenomen in de aangifte vennootschapsbelasting.
Vraag advies
Als zorgverstrekker wordt u in principe belast op uw gratis deelname aan een meerdaagse wetenschappelijke bijeenkomst. Dankzij administratieve versoepelingen, kan het belastbaar voordeel alle aard onder bepaalde voorwaarden tezelfdertijd zo goed als volledig in mindering worden gebracht als beroepskost.
Naast de in dit artikel besproken volledige tussenkomst in de kosten van een zelfstandige zorgverstrekker, zijn er nog andere scenario's mogelijk (onrechtstreekse tussenkomst, gedeeltelijke tussenkomst, verlenging verblijf enz.). Een zorgverstrekker kan ook als werknemer verbonden zijn aan een ziekenhuis. De fiscale behandeling van dit soort activiteiten moet telkens per geval worden onderzocht. Aarzel daarom niet om contact op te nemen met uw fiscaal adviseur.
Wettelijk en deontologisch kader
Een farmaceutisch bedrijf mag niet zomaar een meerdaagse wetenschappelijk bijeenkomst in het buitenland organiseren en bekostigen. Het farmaceutisch bedrijf dient hierbij in overeenstemming te zijn met diverse wettelijke en deontologische regels.
In principe is het wettelijk verboden om gezondheidsprofessionals premies of voordelen te geven of aan te bieden bij het voorschrijven, afleveren of toedienen van medicijnen of medische hulpmiddelen (artikel 10 Geneesmiddelenwet). Op dit verbod bestaan er enkele wettelijke uitzonderingen.
Het verbod geldt bijvoorbeeld niet voor aangeboden wetenschappelijke bijeenkomsten die aan een aantal specifieke criteria voldoen. Zo moet bijvoorbeeld de bijeenkomst een wetenschappelijk karakter hebben dat past in het kader van de medische en farmaceutische wetenschap. Daarnaast moet de bekostiging van de deelname zich beperken tot de officiële duur van de bijeenkomst enz.
Een meerdaagse wetenschappelijke bijeenkomst moet dus voldoen aan een resem voorwaarden. Daarnaast moet de organisator of sponsor (farmaceutisch bedrijf) van de bijeenkomst ook beschikken over een voorafgaand visum. Dit visum biedt een garantie dat het voorstel tot sponsoring van de deelname aan of het organiseren van een wetenschappelijke bijeenkomst in overeenstemming is met de wettelijke en de deontologische regelgeving.
Hiervoor kunnen organisatoren en sponsors zich wenden tot het wettelijk erkend deontologische gezondheidsplatform Mdeon vzw. Krachtens een nieuwe administratieve circulaire is de erkenning van Mdeon vzw nogmaals verlengd tot en met 31 mei 2027 (Circulaire 2025/C/13 van 31 maart 2025).
