Wat moet u weten over elektronische facturatie?

Artsen kunnen weldra niet meer om elektronische facturatie heen. Vanaf 1 september moeten alle ambulante medische verstrekkingen elektronisch gefactureerd worden. En vanaf 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige ondernemingen verplicht elektronisch worden uitgewisseld.

Dr. Christophe Spaas, voorzitter van het VAS afdeling Antwerpen, Limburg en Vlaams-Brabant, ging in een webinar van VAS in op de verplichte elektronische facturatie aan de verzekeringsinstellingen (VI’s).

Verplichte e-facturatie aan ziekenfondsen

De verplichting geldt zowel voor huisartsen als voor specialisten – ongeacht conventiestatus – en zowel voor intramurale als extramurale ambulante zorg (daghospitalisatie valt hier niet onder). Er is wel een vrijstelling voor artsen die de leeftijd van 67 jaar hebben bereikt op 1 januari 2023.

Elektronisch factureren aan de VI’s kan op twee manieren: via eFact of via eAttest. eFact is bedoeld voor de derdebetalersregeling: de patiënt betaalt alleen het remgeld en eventuele supplementen of niet-vergoedbare verstrekkingen, en na ontvangst van het getuigschrift schrijft de VI het bedrag over op de rekening van de arts.

Bij eAttest betaalt de patiënt het volledige honorarium; de VI schrijft na ontvangst van het getuigschrift het terugbetaalde bedrag over op de rekening van de patiënt.

Een aandachtspunt is dat elektronische getuigschriften op de dag van de verstrekking verzonden moeten worden, zei dr. Spaas. U mag dus geen facturen ‘opsparen’ om ze bijvoorbeeld op het einde van de week in te dienen.

Dr. Spaas verwacht dat vooral tijdens huisbezoeken e-facturatie nog niet de regel zal zijn

Twee uitzonderingen

Naast de vrijstelling op basis van leeftijd zijn er nog twee situaties waarin facturatie via een papieren getuigschrift mag gebeuren. De eerste is wanneer de verstrekking plaatsvindt buiten het kabinet van de arts en e-facturatie technisch onmogelijk is (bijvoorbeeld omdat u tijdens een huisbezoek geen internetverbinding hebt, of geen printer om een bewijsstuk voor de patiënt te printen).

De tweede situatie is overmacht (bijvoorbeeld een stroompanne of internetproblemen in het kabinet). Dr. Spaas verwacht dat e-facturatie tijdens huisbezoeken vooralsnog niet de regel zal zijn en raadt dan ook aan om papieren getuigschriften in voorraad te houden.

Transparantiecodes

Artsenkrant heeft het reeds meermaals gehad over de beruchte transparantiecodes die inzicht moeten geven in de aard van aangerekende supplementen. Het gebruik van deze codes was al verplicht vanaf 1 oktober 2024 voor wie elektronisch factureert. Door de verplichting tot e-facturatie vanaf 1 september 2025, wordt meteen ook het gebruik van transparantiecodes algemeen verplicht (met dezelfde uitzonderingsregels).

Voor- en nadelen

Hoewel e-facturatie enigszins omslachtiger lijkt dan het invullen van een papieren getuigschrift, ziet dr. Spaas ook voordelen. “Het verloopt eenvoudiger en sneller. De betalingstermijn bedraagt maximaal 15 dagen, tegenover vroeger 30 dagen voor huisartsen en tot twee maanden voor arts-specialisten. Bij patiënten zonder V.T. kan men ook direct nagaan of de derdebetalersregeling van toepassing is of niet.”

“Een groot nadeel is dat de foutmeldingen erg onduidelijk zijn wanneer er iets misgaat. En als de VI de betaling weigert, moet de arts zelf achterhalen wat de reden was. Die extra administratieve taken en de opvolging komen volledig ten laste van de arts.”

Artsen die in een ziekenhuis werken, kunnen meestal een beroep doen op de tarificatiedienst van het ziekenhuis die het facturatie- en betalingsproces volledig op zich neemt. Artsen in een extramurale praktijk kunnen overwegen zich aan te sluiten bij een externe tarificatiedienst. Deze volgt de stortingen door de mutualiteiten op en zet weigeringen recht. VAS heeft hiervoor een partnerschap met Easy to Care.

Verplichte e-invoicing voor btw-plichtige artsen

Een andere nieuwigheid is dat facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026 verplicht in een gestructureerd elektronisch formaat moeten worden uitgewisseld ('e-invoicing') via het Peppol-netwerk (zie kader). Een factuur in pdf-formaat mailen, of een papieren factuur met de post verzenden, is dan niet meer toegelaten als de ontvanger een andere btw-plichtige onderneming is. Anders dan bij de verplichting tot e-facturatie aan VI’s is er hier geen uitzondering op basis van leeftijd.

Bij facturatie aan consumenten kunt u blijven factureren zoals u deed. Als de ontvanger akkoord is (wat kan blijken uit registratie op het Peppol-netwerk), mag u hem ook een elektronische factuur bezorgen.

E-invoicing bij facturatie aan overheden (bijvoorbeeld voor bloedproeven bij alcoholcontroles) is al sinds 1 maart 2024 verplicht. Er bestaat echter een belangrijke uitzondering: e-invoicing is niet verplicht als het factuurbedrag lager is dan 3.000 euro.

De verplichting tot e-invoicing geldt ook voor artsen die btw-plichtige diensten aanbieden

Btw-wetgeving wijzigt niet

De verplichting tot e-invoicing geldt ook voor artsen die btw-plichtige diensten aanbieden, verduidelijkte Bert Vandorpe, btw-expert bij Vandelanotte.

“De verplichting verandert niets aan de btw-wetgeving. De regelgeving zoals we die van vandaag kennen, met het onderscheid tussen therapeutische en niet-therapeutische handelingen, blijft volledig hetzelfde. Er zijn alleen enkele vormvereisten die wijzigen.”

De verplichting geldt niet voor handelingen vrijgesteld door artikel 44 van het btw-wetboek, zoals therapeutische handelingen.

Niet-therapeutische handelingen zijn in principe wel btw-plichtig. Voorbeelden zijn esthetische ingrepen voor een zuiver cosmetische wens, een medisch onderzoek voor het krijgen van een rijgeschiktheidsattest of een medisch attest voor piloten, of het meewerken aan onderzoeken in opdracht van farmaceutische industrie. Ook niet-therapeutische onderzoeken in opdracht van een verzekeringsmaatschappij vallen hieronder.

Een arts die zowel therapeutische als niet-therapeutische handelingen verricht, is een 'gemengde btw-belastingplichtige' en zou er voor kunnen kiezen om alle facturen aan ondernemingen altijd elektronisch te versturen.

Vrijstellingen

Artsen die jaarlijks voor minder dan 25.000 euro aan belaste handelingen verrichten, kunnen gebruikmaken van de vrijstellingsregel voor ‘kleine ondernemingen’ en moeten geen btw-aangifte indienen. Maar voor die belaste handelingen onder de 25.000 euro, moet er toch een elektronische factuur uitgereikt worden, indien u die handelingen factureert aan een andere btw-plichtige onderneming, zoals Bert Vandorpe verduidelijkte. Een ‘kleine onderneming’ moet ook klaar zijn om e-invoices te ontvangen.

Dit geldt ook voor artsen die hebben gekozen voor de bijzondere regeling 1, dus de vrijstelling van aangifte, of de bijzondere regeling 2, waarbij het ziekenhuis de btw int en namens de arts doorstort.

Artsen die alleen door artikel 44 van het B2-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, zijn niet verplicht om e-invoices te aanvaarden, al is het wel toegelaten.

Het Peppol-netwerk
In België is Peppol het gestandaardiseerde netwerk om gestructureerde elektronische facturen veilig uit te wisselen. Om een factuur te verzenden of te ontvangen via Peppol, heeft u een toegangspunt (access point) tot dat netwerk nodig.
Een toegangspunt kan een boekhoudprogramma zijn, of een documentportaal zoals Doccle of Zoomit. De meeste accountants zijn nu al bezig hun klanten zo'n toegangspunt te bieden, zodat iedereen klaar is op 1 januari volgend jaar.