Robots in volledige circuit ziekenhuisapotheek
In de apotheek van het universitair ziekenhuis Saint-Luc in Brussel vergemakkelijken drie robots de stockage en de bereiding van geneesmiddelenbehandelingen en cytostatica. Op twee afdelingen kwam er recent een systeem voor automatische geneesmiddelenafl evering.
We zakken af naar -3, in de onderbuik van het universitaire ziekenhuis Saint-Luc. De apotheek is er ondergebracht in een recent gerenoveerde ruimte in grijstinten met hier en daar een fuschia of felgroen accent. Zoals dat hoort, kunnen patiënten en zorgverstrekkers hier aan een groen loket geneesmiddelen afhalen. Maar uiteraard speelt alles zich af achter het raam van dat loket: van de validering van de elektronische voorschriften tot de bereiding van de geneesmiddelenbehandelingen, naast de ontvangst en de stockage van de verschillende producten.
Lange zwarte doos
De voorschriften zijn al geïnformatiseerd sinds 1997 en nu wordt ook de rest van het geneesmiddelencircuit geautomatiseerd. Zo staat achteraan in de apotheek een lange zwarte doos met drie stockagerobots ARX Rowa. Over de hele lengte (6m) brengt een loopband de doosjes geneesmiddelen binnen. Er zijn drie interfaces operator/machine met elk een scherm, een venster om de robotarm in de gaten te houden en een ingang om de doosjes manueel te scannen. Een vierde robot is ondergebracht in een ruimte voor geneesmiddelen die koel bewaard moeten worden. Samen bevatten ze 70-80% van de stock van de centrale apotheek. Elke machine kan tot 10.000 doosjes bevatten.
De stockagerobot leverde een aanzienlijke plaatsbesparing op: zowat 250 tot 300 m2 rekken zijn verdwenen. "Naast die plaatsbesparing komen de machines nu ook van pas om tegemoet te komen aan de wetgeving inzake namaakgeneesmiddelen die ons verplicht om alle verpakkingen te scannen bij ontvangst in het ziekenhuis. Het is de robot die de codes scant en alle informatie naar het systeem stuurt", zegt Dominique Wouters, directrice van de dienst farmacie.
Naast die grote doos zorgen twee Calypsrobots van het Synteco-systeem voor de verpakking in unit-doses. De ene verpakt de ampoulles individueel, de andere verknipt de blisters met tabletten in unit-doses in hun oorspronkelijke verpakking, stopt ze in een zakje en kleeft er een etiket op met een streepjescode. Dat alles aan een ritme van 500 à 1.000 doses per uur, naargelang de machine.
Aan het plafond brengt een lange loopband de geneesmiddelen naar hun bestemming in de apotheek, naar het loket, het Synteco-systeem,...
In een ruimte buiten de algemene apotheek maakt een automaat in een witte zaal de injecteerbare doses cytostatica klaar. Sinds een tiental jaar wordt 40% van de dagdoses aangemaakt door een robot (momenteel de IV Station Onco): die levert niet alleen ultraprecies werk af, maar neemt van de operatoren ook een reeks repetitieve handelingen over, die tendinitis kunnen veroorzaken.
Ook voor opnames
We gaan naar de zesde verdieping, waar de twee afdelingen cardiologie gehuisvest zijn. Het is de eerste verpleegafdeling waar de aflevering van geneesmiddelen geautomatiseerd verloopt aan de hand van twee soorten machines (zie de Apotheker van 25 maart 2019). Synteco Pegasus stockeert de zakjes met unit-doses bereid in de centrale apotheek en levert die - gekoppeld aan het elektronisch voorschrift - drie keer per dag automatisch af, op naam van elke individuele patiënt: rond 5 u 's ochtends, 's middags en omstreeks 18 u. De zakjes worden samengehouden op een ring, met een samenvattende fiche per patiënt. De afgesloten Betrace-kasten zijn geschikt voor grotere verpakkingen en kunnen worden uitgerust met een koelkast.
"Het voordeel is dat we een bereiding in real time hebben", legt Stefanie Quennery uit, diensthoofd farmaceutische zorg. "Op elk zakje staat een streepjescode met een uniek nummer dat het mogelijk maakt het geneesmiddel te traceren tot aan de aflevering aan het bed van de patiënt. De bevoorrading gebeurt door het personeel van de apotheek, in functie van het verbruik."
"Opdat deze nieuwe machine in optimale omstandigheden zou ingevoerd worden, werd het verpleegkundig personeel vanaf het begin bij het project betrokken", merkt Simon Guilmin op, assistent in de apotheek en verantwoordelijk voor de automatisatie. "Het gaat hier om een prototype dat nog verbeterd zal worden op basis van de feedback van de verpleegkundigen, die alvast verheugd zijn over de tijdswinst."
"Dank zij de unieke streepjescode kunnen we scannen tot aan het bed van de patiënt (armband en geneesmiddelen)", gaat Stefanie Quennery verder. "Die laatste stap is nog niet van toepassing want we zijn bezig met de invoering van een nieuw EMR (Electronic Medical Record van Epic) voorzien voor juni 2020. Dat is de ultieme doelstelling om het geneesmiddelencircuit rond te maken en te garanderen dat het juiste product bij de juiste patiënt terechtkomt volgens het voorschrift van de arts."
De automatisering zal naar de andere verpleegafdelingen worden uitgebreid. Vanaf augustus is de pneumologie aan de beurt.
OK en spoed
Sinds 2009 worden de medisch-technische diensten uitgerust met afgesloten kasten (geopend met een badge door artsen en verpleegkundigen) met elektronische captoren van het type Betrace. Het gaat dan om het operatiekwartier (drie tot vier machines per jaar voor 25 zalen), en nadien de spoed, de bevallingskamers, de dialyse-afdeling en het dagziekenhuis.
"Dank zij die kasten hoeven artsen geen voorschrift te schrijven", zegt Dominique Wouters. "Als ze een geneesmiddel uit de kast halen, verloopt de registratie, het voorschrift, het stockbeheer en de facturatie automatisch in een elektronisch voorschriftenboekje. Dat levert tijdswinst op op de diensten, maar ook in de apotheek want voordien moesten alle voorschriften ingevoerd worden en nadien gefactureerd. We controleren zo ook beter de situatie - vroeger werden nogal wat voorschriften vergeten..."
De bevoorrading wordt verzorgd door de apotheek die de stock op afstand opvolgt. Apotheekassistenten maken dan de karretjes klaar, brengen die naar boven en vullen de kasten aan.
We zijn terug op -3. Een interactieve zuil verdeelt ticketjes voor het apotheekloket. Maar het is wel degelijk een apotheker van vlees en bloed die de patiënten en verpleegkundigen bedient die in de kelder van het ziekenhuis hun geneesmiddelen komen ophalen.
Dank aan Simon Guilmin (verantwoordelijke automatisering), Stefanie Quennery (verantwoordelijke distributie) en Dominique Wouters (verantwoordelijke apotheek).
De cirkel is rond
Automatisering levert tijdswinst op, een betere tracering en stockbeheer, en een daling van het risico op vergissingen. De installatie ervan vereist evenwel de nodige begeleiding. Nadat de eerste weerstand werd overwonnen, kregen de verschillende systemen unaniem bijval van de teams: de betrokken verpleegkundigen zeggen niet meer zonder te willen werken, en de apothekers kunnen hun kostbare tijd nu besteden aan het valideren van de voorschriften.
"We hebben van de installatie van de eerste kasten op de verpleegafdelingen gebruik gemaakt om de validatietool te herwerken", zegt Stefanie Quennery. "De meerwaarde van de apotheker is verhoogd, er is meer interactie met de artsen en er worden meer correcties doorgevoerd dan voordien."
De apothekers zouden ten slotte de antwoorden willen registreren die ze geven op de gestelde vragen. "Zo kunnen we onze interventies beter documenteren en kwaliteitsindicatoren opstellen. De bedoeling is om de informatie aan de patiënten te verbeteren. Het zou een instrument zijn om in dialoog te gaan met de eerste lijn, met de officina-apothekers als de patiënt wordt opgenomen en bij ontslag, om de medicatielijst te overlopen."
Verder in de pipeline: de uitbreiding van de automaten naar alle verdiepingen van het ziekenhuis, de traceerbaarheid van het geneesmiddel tot aan het bed van de patiënt, en het project voor het nieuwe Saint-Luc 2025, wat ook de gelegenheid is om na te denken over de robotisering van het geneesmiddelentransport met scheiding van de logistieke en patiëntenstroom.
