Een factuur correct protesteren doet u

Sinds enige tijd bent u als apotheker wettelijk gezien ook een 'ondernemer'. Dit brengt met zich dat u facturen waar u het niet mee eens bent voortaan moet protesteren. Hoe gaat u daarbij te werk? Wat riskeert u als u een factuur niet juist protesteert? + Jan Roodhooft

2 juni 2019

Ukrijgt een factuur toe van een aan -nemer of leverancier die fel over -dreven is. Of de producten die u worden geleverd corresponderen niet met de bestelling die u deed. Vanzelfsprekend bent u dan niet geneigd om de factuur in kwestie zomaar te betalen. In dat geval is het belangrijk om correct op deze factuur te reageren.

Waarom protesteren?

Als u als ondernemer niet reageert op een factuur die u ontvangt, dan wordt daaruit afgeleid dat u deze factuur hebt aanvaard. U kunt dan later niet meer zeggen dat u het toch niet eens was met de factuur in kwestie en die niet betalen.

Koopt u privé iets of laat u privé werken uitvoeren aan uw woning dan ligt dat anders. In dat geval wordt uit uw 'stilzwijgen' in principe geen aanvaarding van de factuur afgeleid. Overigens verduidelijkt een nieuwe wet rond het bewijs (die eind volgend jaar in werking treedt) dat een ondernemer die met u als particulier zaken doet in zijn algemene voorwaarden ook geen andere afspraken mag maken. Hij mag daarin bv. niet opnemen dat u zijn facturen waar u het niet mee eens bent wel moet protesteren (en dat u anders geacht wordt ze te hebben aanvaard). Toch is het beter ook hier - om discussies te vermijden - tot protest over te gaan.

Hoe protesteren?

Als u een factuur protesteert, is het belangrijk om dat voldoende gemotiveerd te doen. Het is met andere woorden niet voldoende dat u de factuur bv. gewoon doorstreept of daar 'geprotesteerd' op schrijft om die vervolgens met een aangetekende brief terug te sturen naar de ondernemer waar u zaken mee deed.

U moet integendeel aangeven waarom u het niet eens bent met de factuur, zo bv. omdat er u deels andere zaken geleverd werden dan diegene die u bestelde, omdat de prijs die men u aanrekent niet overeenstemt met wat was afgesproken enz. Het is overigens aangewezen dat u meteen 'ruimte laat' om naar de toekomst toe nog andere argumenten te kunnen inbrengen. Dat kunt u doen door uw protest als volgt te beginnen 'wij ontvingen goed uw factuur met nummer *** welke we protesteren. Zonder volledig te willen zijn en onder voorbehoud van verdere aanvulling kunnen we alvast volgende opmerkingen maken:'

Volstaat een mail?

De wet zegt niet welke vorm uw protest moet aannemen. Niettemin kan er in het contract dat u met de andere ondernemer afsloot (of in diens algemene voorwaarden) een bepaling staan van hoe uw eventueel protest er moet uitzien. Om discussies naderhand te vermijden, leeft u deze voorschriften dan ook maar best na.

Werd er niets afgesproken dan kunt u kiezen hoe u het protest precies doet. U dient er alleen voor te zorgen dat u bij een latere discussie kan bewijzen dat u effectief tot protest overging. Als u beschikt over een aangetekende brief (of een aangetekende e-mail) dan kunt u dat bewijs zonder meer leveren. Het is dan ook aan te raden om op die manier te werk te gaan. U zou - voor kleinere facturen en/of betwistingen - ook kunnen werken met een e-mail waarbij u vraagt dat de ontvanger u bevestigt de e-mail effectief te hebben ontvangen. Gebeurt dat niet dadelijk, dan kunt u alsnog een aangetekende brief sturen.

Hebt u een factuur enkel telefonisch geprotesteerd en betwist de andere ondernemer dat nadien, dan zal u het bewijs van uw protest allicht niet kunnen leveren. U kunt dat dan nog proberen recht te zetten door naderhand een mail of aangetekend schrijven te sturen waarin u de voorgeschiedenis schetst en melding maakt van uw telefonische contacten met betwisting van de factuur. Als de andere ondernemer dit op zijn beurt niet betwist, kunt u mogelijks alsnog het bewijs leveren.

Binnen welke termijn?

Als u een factuur wil protesteren hebt u daarvoor niet eindeloos de tijd. U moet dat doen binnen een korte termijn. Zorg er dan ook voor dat u de factuur van de andere partij uiterlijk binnen de 8 à 10 dagen protesteert. Protesteert u de factuur te laat, dan zal uw protest niet geldig zijn. Hou er ook rekening mee dat er in het contract (of de algemene voorwaarden) van uw contractspartij een bepaling kan zijn opgenomen die aangeeft binnen welke termijn u tot protest van de factuur dient over te gaan. Als die termijn niet extreem kort is, kan het zijn dat die als geldig wordt beschouwd. U probeert dan ook maar beter u er aan te houden.

En een brief?

Het gebeurt ook wel eens dat u op een gegeven moment een brief ontvangt van een aannemer, leverancier of eventueel zelfs een patiënt waar u het niet mee eens bent. In dat geval is het al eveneens belangrijk om daar correct op te reageren. Ook hier wordt nu eenmaal wel eens aanvaard dat 'zwijgen instemmen is'. Voor brieven die u 'privé' ontvangt, geldt dit weer niet. Daar wordt u namelijk niet noodzakelijk geacht akkoord te gaan met brieven waar u niet op reageert.

Wat riskeert u?

Als u niet correct reageert op een factuur en die niet protesteert, riskeert u dat de andere partij naar de ondernemingsrechtbank stapt om daar de factuur in te vorderen. De rechtbank zal deze vordering dan allicht ook dadelijk inwilligen, zelfs al laat u voor de rechter alsnog uw opmerkingen bij de factuur kennen. Vonnissen die in een dergelijke zaak gemaakt worden, zijn meestal bijzonder kort en willigen de vordering in op grond van de motivering dat er sprake is van een niet-geprotesteerde factuur.

Bij een veroordeling door de rechtbank riskeert u nog heel wat kosten te moeten betalen bovenop het eigenlijke factuurbedrag. Zo moet u misschien wel intresten betalen, een schadevergoeding wegens laattijdige betaling, een rechtsplegingsvergoeding (dat is een forfaitaire vergoeding voor de kosten van de advocaat van de andere partij), de kosten van de dagvaarding en het rolrecht. Om dit te vermijden kunt u dan ook maar beter trachten om vooraleer een procedure wordt gestart alsnog tot een regeling te komen met de andere partij.