Boekhouding: goed begonnen is half gewonnen
Als zelfstandig arts-specialist zult u een boekhouding moeten bijhouden. Voor de meeste artsen is dat onbekend terrein. Hoe gaat u te werk?
Voor wie zijn praktijk voert als eenmanszaak zijn de boekhoudkundige verplichtingen vrij eenvoudig, zegt Griet Pelgrims, die bij Vandelanotte een team leidt dat medici en paramedici adviseert en begeleidt op boekhoudkundig, financieel en fiscaal vlak. Als arts, natuurlijk persoon, ben je niet onderworpen aan de boekhoudwetgeving maar is het de fiscale wetgeving die de boekhoudkundige verplichtingen regelt. "Een boekhouding van een eenmanszaak moet bestaan uit ontvangstbewijzen, verantwoordingsstukken en een dagboek. In het dagboek worden alle ontvangsten of voordelen bijgehouden, en ook de kosten. Op fiscaal vlak moet je met een eenmanszaak enkel een winstberekening maken en een aangifte personenbelasting invullen. Daarin geef je de inkomsten uit je artsenactiviteit aan - de baten - , verminderd met de gemaakte beroepskosten. Je kan kiezen tussen je kosten bewijzen of een forfaitaire aftrek, volgens barema's."
Veel artsen met een eenmanszaak roepen toch de hulp in van een accountant. Griet Pelgrims: "Vandelanotte heeft een excel ter beschikking waarmee je je beroepsinkomsten en uitgaven zelf bij kan houden. Je hebt dan enkel nog begeleiding nodig voor het maken van de winstberekening en het indienen van de aangifte. Door zelf een goede voorbereiding te maken en ons exceldocument te gebruiken kan je uiteraard de kosten drukken."
Fiscaal interessant
Omdat inkomsten via de personenbelasting belast worden aan progressieve tarieven, komt een arts snel in de schijf van 50% belasting terecht. Daarbovenop betaal je ook gemeentebelasting. Een vennootschap is meestal fiscaal interessanter, zegt Griet Pelgrims: "Er geldt een vast tarief van 33,99%. Hoe groter de inkomsten, hoe voordeliger dus. Onder bepaalde voorwaarden kan je ook van een verlaagd tarief genieten in de vennootschapsbelasting."
Met een artsenvennootschap ben je onderworpen aan de boekhoudwetgeving, de wet op de jaarrekening en de fiscale wetgeving. Je bent dus verplicht om een dubbele boekhouding te voeren: "Dat betekent dat je je aankoopfacturen moet inboeken en ook al je financiële verrichtingen moet bijhouden. Daarnaast moet je een balans en een resultatenrekening opmaken, en de jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank Van België."
Je moet ook een aangifte indienen in de vennootschapsbelasting. "Daar is enkel aftrek mogelijk van de werkelijke beroepskosten, die bewezen moeten worden. Als bedrijfsleider moet je daarnaast ook nog een aangifte indienen in de personenbelasting."
Schoendoos
Voor een dubbele boekhouding is het aan te raden om beroep te doen op een accountant. Het oude systeem, waarbij de klant een keer per jaar een schoendoos facturen en aankoopbewijzen binnenbrengt, behoort stilaan tot het verleden, zegt Griet Pelgrims: "Tegenwoordig werken we met een digitaal platform. Facturen kunnen worden ingescand en digitaal doorgestuurd, en worden veilig opgeslagen in de cloud - waarbij de klant er nog steeds toegang toe heeft. De financiële verrichtingen worden via de bank automatisch doorgestuurd via coda-bestanden. Alle gegevens worden gekoppeld aan een boekhoudpakket. Een dergelijk systeem wordt constant bijgewerkt en is dus altijd up to date."