Begeleiding op maat geeft resultaat
"Zorginstellingen en zeker ziekenhuizen zijn complexe organisaties. De onderlinge afhankelijkheid met andere zorgverstrekkers binnen en buiten de instelling wordt steeds belangrijker. Om hun rol naar best vermogen te vervullen moeten zij zich voortdurend aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen, verwachtingen en richtlijnen."
Aan het woord is Tinne Anthonis, algemeen directeur van Omni Care Consult. OCC begeleidt zorgorganisaties op het vlak van strategische opties en verbeterprojecten.
"Het begeleiden van een verbeterproject is erop gericht om praktische oplossingen op maat aan te bieden. Dat is van in het begin een kernwaarde van OCC geweest. Zo dragen we bij aan de best mogelijke patiëntenzorg en creëren we een stimulerende werkomgeving voor de zorgmedewerkers. Veranderingen moeten de eigenheid van de organisatie respecteren. Om duurzaam te zijn, moeten ze ook in harmonie zijn met de omgevingsvereisten en voldoen aan de maatschappelijke verwachtingen."
Recente evoluties zoals de oprichting van ziekenhuisnetwerken zijn hiervan een illustratie. Samen met het Leuvens Instituut voor GezondheidszorgBeleid (LIGB) en Deloitte vormt OCC een consortium dat in opdracht van de Vlaamse overheid ziekenhuizen begeleidt bij het vormgeven van de regionale zorgstrategische planning. "En uiteraard houden we ook hier vast aan het uitgangspunt dat elke organisatie haar eigen kenmerken heeft die bij de afstemming met externe factoren mee in rekening moeten worden genomen", accentueert Anthonis.
Kempens hartcentrum
Een schoolvoorbeeld van 'netwerking avant la lettre' is voor Tinne Anthonis de oprichting van het Kempens Hartcentrum enkele jaren geleden. Het centrum is gesitueerd in het AZ Turnhout en functioneert als gezamenlijk initiatief met het AZ Herentals en het Molse Heilig Hartziekenhuis. Tinne Anthonis: "In 2013 voerden we samen met het AZ Turnhout een missie- en visiebepaling uit om de strategie van het ziekenhuis te bepalen, rekening houdend met de noden van de Kempense patiënt. Hierbij stelden we de noodzaak vast om bij een cardiaal probleem sneller te kunnen optreden. Door de gezamenlijke oprichting van het hartcentrum wordt belangrijke tijdswinst gerealiseerd omdat verwijzing naar een centrum buiten de regio wordt vermeden."
Er bestaat geen universeel toepasbare oplossing. Er moet telkens bekeken worden wat voor het ziekenhuis de beste keuze is
Van meet af aan werd een systeem opgezet waarbij op transparante wijze inzicht wordt gegeven in de dagelijkse werking van het hartcentrum en per procedure. Hiervoor ontwikkelde OCC een methodiek die toelaat om bij elke ingreep het verbruikte materiaal te scannen. Zo is onmiddellijk na de ingreep de reële kostprijs van de interventie gekend.
"Dankzij de goede samenwerking met de cardiologen en hun waardevolle feedback kwamen we tot een vlot werkend systeem voor artsen en verpleegkundigen. Het resultaat dat we samen bereikten kan overigens ook vertaald worden naar de ondersteunende diensten binnen een netwerk. Want ook binnen de centrale sterilisatieafdeling, het magazijn, de apotheek,... tonen de voordelen van samenwerken zich, onder meer op het vlak van kostenbesparing en kwaliteitsverhoging."
Huisartsenwachtposten
De uitbouw van een breed georganiseerde eerstelijnszorg krijgt vandaag bijzondere aandacht. Niet alleen omdat chronische en ouderenzorg toeneemt, maar ook omdat veel patiënten na een acute behandeling blijvende opvolging vereisen. "Een gestructureerde afstemming en samenwerking tussen de ziekenhuizen en de eerste lijn is dus essentieel," stelt Anthonis.
In die context moet ook de ambiguïteit tussen het functioneren van huisartsenwachtposten en ziekenhuisspoeddiensten uitgeklaard worden. Als de wachtpost vlakbij het ziekenhuis ligt, biedt dit verschillende voordelen. De patiënt kan zich op één punt aanmelden waar na triage door een deskundige het verdere traject wordt bepaald. Men vermijdt lange wachttijden en het oneigenlijke gebruik van de spoed neemt af. Anthonis: "Zelfs als achteraf blijkt dat het traject nog moet gewijzigd worden, is deze beweging snel gemaakt aangezien spoed en wachtpost op dezelfde campus gehuisvest zijn. Cruciaal bij deze initiatieven is wederzijds vertrouwen tussen alle partners."
Oplossingen op maat
"De klassieke omschrijving van ziekenhuizen op basis van het aantal bedden, types afdelingen en artsen, ... geeft onvoldoende de grote verscheidenheid van functies weer waarvoor het ziekenhuis staat. Elk ziekenhuis heeft eigen speerpunten. De rol die het ziekenhuis vervult, wordt mede bepaald door de in de regio aanwezige voorzieningen. Voor analoge uitdagingen bestaan er vaak verschillende oplossingen."
Neem de organisatie van het operatiekwartier (OK). Door technologische evoluties kunnen ingrepen meer en meer in een dagsetting worden uitgevoerd. Het klassieke OK wordt voorbehouden voor de zwaardere ingrepen. Bij de ontwikkeling van een nieuw OK kiezen sommige ziekenhuizen voor een strikt fysieke en organisatorische scheiding van de dagchirurgie t.o.v. het klassieke OK. Andere organisaties opteren net voor meer integratie om de aanpasbaarheid te verhogen bij wijzigende evoluties. "Dit toont aan," zegt Anthonis, "dat er geen universeel toepasbare oplossing bestaat. Er moet telkens bekeken worden wat voor het ziekenhuis de beste keuze is. OCC bereidt daarom verschillende mogelijke opties voor, met een beoordeling o.b.v. kwalitatieve criteria, maar ook onderbouwd door financiële en cijfermatige analyses. Hierdoor kan het ziekenhuis de juiste keuze maken. Toekomstige oplossingen kunnen aan diezelfde criteria getoetst worden."
De dynamiek van verbetering
Algemeen kan een project in duur variëren van zes maanden tot twee à drie jaar. Anthonis: "We luisteren naar de vraag van de klant, gaan ter plaatse, en stemmen voortdurend af met de zorgverleners en artsen die in de dagdagelijkse praktijk staan. We brengen in kaart, evalueren, passen aan. We geven training en opleiding. We organiseren ons zo dat de klant bij het afsluiten van het project autonoom aan de slag kan, over de tools en kennis beschikt om de nieuwe werkwijze te bestendigen." Daarbij is de betrokkenheid van in het begin, van de artsen en elke medewerker binnen zijn of haar expertise, belangrijk. In een zorgorganisatie situeert kennis en ervaring zich op elk niveau. "OCC wil meerwaarde creëren. Dat doen we door de competenties, kennis en vaardigheden naar waarde te schatten."
Anthonis verwijst trots naar het AZ Sint-Maarten waar OCC tussen 2015 en 2019 het ziekenhuis begeleidde bij de transitie van 3 campussen naar 1 nieuwbouwziekenhuis op een centrale site in Mechelen. Deze begeleiding omvatte de organisatie van verschillende diensten op hun nieuwe locatie, het bepalen en aankopen van de benodigde uitrusting voor deze diensten tot en met de fysieke verhuis en opstart in de nieuwbouw.
Anthonis: "We oogsten ook vandaag nog veel lof voor het FELOZA-project dat we samen met het ziekenhuis uitrolden. Onze klant won er dit jaar zelfs een dubbele IFMA award mee!" FELOZA staat voor Facilitaire en Logistieke Ondersteuning van de Ziekenhuisafdelingen. "We wilden afstappen van de 'klassieke' benadering waarbij elke ondersteunende dienst (keuken, linnen, magazijn,...) afzonderlijk met de verpleegafdelingen interageert. Het dynamisch organiseren van alle facilitaire en logistieke stromen is geënt op een meer overkoepelende en centraal aangestuurde benadering en werking. Dit concept verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening, en de efficiëntie. De verpleegafdeling wordt minder belast met niet-zorg gerelateerde taken en kan zich meer focussen op de patiënt."
Om duurzaam te zijn, moeten veranderingen in harmonie zijn met de omgevingsvereisten en voldoen aan de maatschappelijke verwachtingen
Voor elk aangevraagd transport in het patiënten- en goederenvervoer wordt bijvoorbeeld nagegaan welke vervoerder het dichtstbij is en hoe het transport tijdig kan uitgevoerd worden. "Hij/zij krijgt de taak toegewezen en koppelt rechtstreeks terug naar de verpleging. Op basis van algoritmes berekenen we hoe het vervoer van patiënten en goederen het efficiëntst kan verlopen."
Dat 'dynamisch organiseren' van de werkprocessen wordt ook toegepast binnen de schoonmaak. "Wanneer een ingreep in het OK bijna klaar is," legt Anthonis uit, "kan de chirurg of verpleegkundige op een scherm in de OK-zaal zelf een tussenreiniging aanvragen. Bij het schoonmaakteam verschijnt dan een signaal op de smartphone en zo wordt de taak toegewezen aan de collega die het snelst ter plaatse kan zijn. FELOZA is een schoolvoorbeeld van optimaal en efficiënt, want geïntegreerd werken!"
Empathie
Voor heel wat werknemers betekent een wijziging in hun werkproces een ingrijpende verandering. Daarvoor moeten we begrip opbrengen. Empathie is heel belangrijk, accentueert Anthonis. "Zorgmedewerkers zijn sterk gemotiveerd omdat ze zich zeer betrokken voelen bij de patiënt. Dat willen we verder stimuleren en houden we in het achterhoofd als we samen stap voor stap een verbetertraject uitwerken. Er zijn natuurlijk altijd werknemers die een zekere veranderweerstand tonen. Vaak is dat uit bezorgdheid of zelfs angst voor het onbekende. Een begripvolle en open houding, doorgronden wat er bij die medewerker 'leeft', uitleggen welke voordelen de 'verandering' met zich meebrengt... de ervaring leert dat je op die manier de meesten uiteindelijk wel mee krijgt in het verhaal. En meer nog, het zijn soms juist zij die plots een ambassadeursrol opnemen, die het project mee gaan trekken. En dat doet uiteraard deugd om te zien!"
Omni Care Consult
Na haar doctoraat in de elementaire deeltjesfysica ging Tinne Anthonis aan de slag bij een gerenommeerd internationaal adviesbureau. Zij volgde er onder meer ziekenhuisprojecten op. Haar passie voor de zorgsector resulteerde in 2012 in de oprichting van Omni Care Consult (OCC), met ondertussen een 20-tal collega's met een zeer diverse achtergrond - verpleegkundigen, een arts, ingenieurs.... Een multidisciplinair team dat haar passie voor de zorgsector deelt en uitstraalt, en de complexiteit van de sector begrijpt. Dat erin slaagt de zorg aantoonbaar te verbeteren, door het integreren en toepassen van verfijnde creatieve inzichten.
Van bij aanvang was em. prof. dr. Jan Peers, voormalig CEO van het UZ Leuven, bereid om mee richting te geven aan haar verhaal. Tinne Anthonis: "Jans kennis, ervaring en netwerk binnen de sector zijn van onschatbare waarde! En zijn warme persoonlijkheid uiteraard. Zij vormen onomwonden mee de basis van de professionele en gezonde groeiorganisatie die OCC vandaag is. Ik beschouw hem nog steeds als mijn mentor en coach."
Op het palmares van OCC prijken ondertussen zowat 25 ziekenhuizen, zowel Vlaamse, Waalse als Brusselse, zowel algemene, universitaire als psychiatrische. Het kan gaan over verbeterprojecten binnen één ziekenhuis maar evengoed over initiatieven voor samenwerking tussen meerdere ziekenhuizen, op het vlak van hun medische of ondersteunende diensten. Een globaal transformatieproject was de samenwerking met het Mechelse fusieziekenhuis AZ Sint-Maarten waar in oktober 2018 de verhuis naar de nieuwe campus in goede banen werd geleid.
Voldoende betrouwbare data
Meten is weten en dus onderbouwt OCC zijn voorgestelde oplossingen met financiële en cijfermatige analyses. Belangrijk hierbij is dat de data waarop deze analyses zijn gebaseerd, voldoende betrouwbaar zijn.
Aangezien in elk ziekenhuis een groot aantal ICT-systemen aanwezig is, betekent dit ook dat er een overvloed aan data beschikbaar is. Enkel is het niet zo evident om deze data op de juiste manier te interpreteren. Meer en meer evolueren ziekenhuizen naar goede data warehouse systemen die de juiste vertaalslag maken vanuit de brondata naar een betrouwbare rapportering in dashboard vorm.
"In vele van onze projecten leggen we de basis voor een betere rapportering die gestructureerd en op regelmatige tijdstippen kan verlopen. Daarbij stoten we meermaals op koppelingen tussen systemen die onvoldoende functioneren of master data die niet up to date werden gehouden. Vaak halen we zelf informatie uit de bronsystemen die we verwerken om nadien te includeren in onze analyses," legt Anthonis uit.
"Als we spreken over samenwerking tussen ziekenhuizen, zal het des te belangrijker zijn om over transparante en betrouwbare data te beschikken, die in elk ziekenhuis op dezelfde manier worden geregistreerd en geïnterpreteerd. Meer en meer evolueren we naar het maken van 'forecasts' om een dynamische capaciteitsplanning toe te laten (bv. impact van OK planning op het beddenhuis en voorspellen van pieken in het beddenhuis, ...) zowel binnen één ziekenhuis als tussen ziekenhuizen onderling."